ЕГАИС для начинающих

Эта страница станет для вас настоящей палочкой-выручалочкой в вопросах подключения и работы с ЕГАИС.
Вся информация на странице взята с сайтов ФСРАР и ФГУП «ЦентрИнформ», мы лишь придали ей более удобный вид.

Как работает ЕГАИС

ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система) — это инструмент государственного контроля реализации и производства алкогольных напитков.
С помощью ЕГАИС государство намерено централизовать все данные о производстве и продаже алкогольных напитков, исключив попадание подделок на прилавки.
Импортёры алкоголя уже работают в ЕГАИС, передавая данные обо всём произведенном и ввезенном алкоголе на серверы ФСРАР (Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка). Чтобы контролировать все звенья цепочки продажи алкоголя, государству осталось подключить к системе оптовых и розничных продавцов алкогольной продукции.

Государственный контроль на таком уровне не позволит продавать алкогольную продукцию, не уплатив соответствующие налоги. Кроме того, система ЕГАИС предполагает, что информация о напитке, его производителе или импортёре прозрачна и доступна всем — и покупателю, и продавцу, а, значит, контрафактный алкоголь больше не попадет на прилавки, Вы, как продавец, будете уверены в качестве реализуемого алкоголя, а ваш покупатель будет уверен вас и вернётся снова.

За невыполнение требований по подключению к ЕГАИС, то есть продажу алкогольных напитков без декларации продаж в системе на физическое лицо (руководителя предприятия) накладываться штраф до 15 000 рублей, а на юридическое лицо — от 150 до 200 тысяч рублей. Кроме наложения штрафа, ФСРАР может приостановить или отозвать у предприятия лицензию на продажу алкоголя.


Единая Государственная Автоматизированная Система была введена с целью взять под ведомственный контроль все этапы, которые проходит алкоголь: от производства до розничной продажи. В системе ЕГАИС обязаны работать как импортёры и производители, так и оптовые и розничные дистрибьюторы.

Изготовители и импортёры алкоголя: после разлива или ввоза перед реализацией все бутылки помечаются акцизной маркой со штрихкодом PDF-417. В этом коде зашифровано название импортёра или производителя, крепость напитка, объем бутылки. Эта норма в законе существует и соблюдается производителями и импортёрами уже почти 10 лет.

Все оптовые предприятия, занимающиеся закупкой, хранением и дистрибуцией алкогольной продукции, обязаны зафиксировать факт закупки в ЕГАИС после закупки партии алкоголя у производителя или импортёра. Крайний срок подключения — 01.11.2015.

Розничные торговые точки, как и предприятия общепита отчитываются о закупках алкогольной продукции в ЕГАИС. Это правило распространяется Таким образом, владелец или руководитель магазина или ресторана может свериться с базой и убедиться, что данная продукция произведена и импортирована легально.

Так, факт закупки в системе обязаны фиксировать все предприятия, продающие алкогольные напитки. Помимо подтверждения закупок в ЕГАИС, необходимо передавать данные об алкоголе, реализованном конечному потребителю.


ЕГАИС в розничном магазине

Установить ПО

На кассовом компьютере устанавливается ПО, совместимое с ЕГАИС, сам компьютер подключается в одну сеть с УТМ.

Сканирование кода

Пробивая чек во время продажи, продавец сканирует штрихкод на бутылке.

Передача данных

Данные из кода кассовый компьютер передает на УТМ, откуда данные отправляются на сервер ЕГАИС.

Проверка кода

Одновременно с этим, программа на кассовом компьютере проверяет считанный код, и если данные верны, система разрешает продажу.

Чек с QR-кодом

Продажа завершена, клиент получает чек с QR-кодом, по которому он сам может свериться с данными на серверах ЕГАИС.

ЕГАИС на предприятиях общепита

Предприятия общественного питания, такие как бары, рестораны и кафе не обязаны передавать в ЕГАИС данные о розничных продажах. Они передают в систему лишь информацию о закупках. Для общепита по-прежнему остается актуальной алкогольная декларация, которая подается раз в три месяца, а также «Журнал учета объема продаж алкогольной продукции».

Журнал учёта объема розничной продажи алкогольной продукции

Ведение журнала учёта продаж алкогольной продукции обязательно как для предприятий общепита, так и для предприятий, продающих алкоголь в розницу, в том числе в розлив. Журнал фиксирует продажи алкогольной продукции, причем указывать в нём необходимо только объемные показатели тары. В журнале надлежит указывать всю алкогольную продукцию, как маркированную акцизными или специальными марками, так и проданную в розлив.

Журнал нет необходимости куда-то регулярно передавать, а значит вести его можно как в бумажном, так и в электронном виде. Кроме того, для формирования журнала можно использовать программные средства ЕГАИС.
Важно помнить, что контролирующие органы могут запросить распечатанную версию журнала учёта объема продаж алкогольной продукции при проверке. Это означает, что заполнять журнал нужно там же, где осуществляется деятельность.

В какие сроки надо успеть подключиться?

Федеральная служба регулирования алкогольного рынка запланировала постепенный переход на ЕГАИС. Так, первыми к системе обязаны подключиться все производители и организации, занимающиеся ввозом алкогольной продукции из за рубежа. Затем к системе обязаны подключиться оптовые дистрибьюторы и розничные продавцы. Первых система обязует фиксировать весь оборот алкоголя — как закупку, так и реализацию. Розничные магазины также фиксируют в ЕГАИС факт закупки, а с июля 2016 и факт продажи в розницу.

Вид деятельности предприятия Передаваемая в ЕГАИС информация Закон/приказ вступает в силу
Производители (объем производства более 300 тысяч декалитров в год) Отражение производства и оборота продукции 01.10.2015
Производители (объем производства менее 300 тысяч декалитров в год) Отражение оборота продукции 01.01.2016
Оптовые поставщики Отражение оборота продукции 01.01.2016
Индивидуальные предприниматели, закупающие для розничной продажи пиво, пивные напитки, сидр, медовуху, пуаре и подобные. Только факт закупки 01.01.2016
Предприятия, продающие алкогольные напитки в розницу в городах Факт закупки 01.01.2016
Факт розничной продажи 01.07.2017
Предприятия, продающие алкогольные напитки в розницу в сёлах Факт закупки 01.01.2016
Факт розничной продажи 01.07.2017

Переходный период

Для предприятий, которые подключились в установленные сроки, но по каким-то причинам не могут передавать данные и подтверждать накладные введен переходный период. Так, ФС РАР дает время до 20 апреля 2016 года всем предприятиям, уже подключившимся к ЕГАИС на устранение технических сбоев и неполадок. Штрафные санкции в этот период применяться не будут.

Как подключиться к ЕГАИС

1
Приобрести квалифицированную электронную подпись (КЭП)

Работа с ЕГАИС невозможна без квалифицированной электронной подписи (КЭП), а работа с подписью невозможна без аппаратного криптоключа JaCarta PKI/ГОСТ. Он представляет собой USB-носитель, так называемый «токен». КЭП находится именно на нём. Стоимость такого токена с подписью составит 4500 рублей.

2
Проверить компьютер на совместимость с ЕГАИС, зарегистрироваться в системе ФСРАР

Получить доступ в личный кабинет на сайте ФСРАР можно только с компьютера, отвечающего определенным техническим требованиям. Перед регистрацией вам будет предложена онлайн-проверка на соответствие этим требованиям. Чтобы сэкономить время и гарантировано её пройти, убедитесь заранее в следующем:

  • Процессор вашего компьютера имеет частоту не менее 2 гГц;
  • Компьютер имеет стабильное подключение к интернету со скоростью не менее 256 кбит/с;
  • На жестком диске компьютера есть свободные 50 гигабайт;
  • Операционная система компьютера — это Windows 7 или более современная;
  • Браузер поддерживает Java 8;
  • Браузер поддерживает шифрование ГОСТ 34.10-2001 (Firefox 41)
  • Установлено программное обеспечение КриптоПРО CSP и плагин КриптоПРО для браузера;
  • Аппаратный ключ вставлен в USB-порт компьютера.
3
Оснастить товароучётный и кассовый компьютеры ЕГАИС-совместимым оборудованием ПО
6
Получить электронный сертификат организации

Получить электронный сертификат организации. Загрузить и установить ПО «Транспортный Терминал» на компьютер, находящийся в одной сети с кассовым компьютером.

5
Войти в личный кабинет на сайте ФСРАР

Войти в личный кабинет на сайте ФСРАР, вставить аппаратный ключ, по запросу ввести PIN-кода подписи.

4
Установить на кассовый компьютер ЕГАИС-совместимое ПО

Установить на кассовый компьютер ЕГАИС-совместимое ПО или обновить ПО для актуальной ЕГАИС-совместимой версии. Гарантировано совместимо ПО, имеющее сертификат проверки ФГУП «ЦентрИнформ».

7
В личном кабинете выбрать торговую точку, которую необходимо подключить к системе

Выбрать в личном кабинете торговую точку, которую необходимо подключить к системе. К торговой точке будет привязан уникальный ключ.

8
Подать заявление на подключение в межрегиональное управление Росалкогольрегулирования

Подать заявление на подключение в межрегиональное управление Росалкогольрегулирования по месту регистрации вашего предприятия. Бланк можно скачать здесь. Заявление рассматривается в течение трех календарных дней. По рассмотрению вам будет отправлено письменное уведомление. С этого момента торговую точку можно считать подключенной к ЕГАИС.

9
Вы подключены к ЕГАИС!

Поздравляем! Вы подключились к ЕГАИС. Если у вас возникнут проблемы или вопросы, вы можете обратиться за консультацией к менеджерам Софт Трейд.

ЕГАИС под ключ

Следуя пунктам инструкции, можно подключиться к ЕГАИС самостоятельно. Но компания «Софт Трейд» понимает, что не у всех есть время, чтобы вникать в технические нюансы и тонкости процесса подключения. Именно поэтому мы предлагаем решение «ЕГАИС под ключ».
Данный подход предполагает полное оснащение вашего предприятия всем необходимым для работы в системе, начиная от сканеров и заканчивая программным обеспечением и его настройкой. Ваше участие при этом будет минимальным.
Решение «ЕГАИС под ключ» предполагает два варианта: подключение к ЕГАИС если ваше предприятие уже автоматизировано, и если вам необходимо подключиться к ЕГАИС «с нуля».

R-Keeper: автоматизация ресторана
от 217 680 руб.
Полноценное решение для автоматизации ресторана или кафе со всем необходимым оборудованием, ПО и услугами
iiko: автоматизация ресторана
от 183 140 руб.
Гибкое функциональное решение для запуска ресторана или кафе на базе iiko
Автономная касса для ЕГАИС: автоматизация продаж алкоголя
от 60 100 руб.
Простое решение для запуска небольшого магазина с напитками любой крепости, включающее в себя оптимальный набор совместимого ПО, оборудования и услуг
1С Розница: автоматизация продаж алкоголя
от 123 800 руб.
Комплексное решение для запуска небольших магазинов, реализующих алкоголь, на базе 1С Розница
Магазин у дома: автоматизация продаж алкоголя
от 115 830 руб.
Функциональное решение для запуска небольшого магазина, реализцющих алкогольную продукцию любой крепости с возможностью подачи алкогольной декларации
1С Управление торговлей: автоматизация продаж алкоголя
от 105 200 руб.
Решение для функционирующих магазинов, которые реализуют алкоголь, включающее в себя все необходимое оборудование, ПО и услуги
Свой магазин: автоматизация продаж алкоголя
от 74 600 руб.
Функциональное решение на базе уникального ПО TabletPOS, которое подойдет для запуска небольшой торговой точки, реализующей алкоголь любой крепости
Frontol Торговля: автоматизация продаж алкоголя
от 112 500 руб.
Решение на базе Frontol Торговля для автоматизации небольших торговых точек и розничных сетей, реализующих алкогольные напитки
Frontol xPOS: автоматизация продаж алкоголя
от 110 000 руб.
Решение на базе Frontol xPOS для автоматизации магазинов у дома и павильонов, реализующих алкогольные напитки
Обновление Frontol xPOS под ЕГАИС для 54-ФЗ для магазина
от 21 600 руб.
Комплект совместимого оборудования для обновления ПО Frontol xPOS и оборудования, учитывающие требования ЕГАИС
Обновление Frontol Торговля под ЕГАИС для 54-ФЗ для магазина
от 21 600 руб.
Комплект совместимого оборудования для обновления ПО Frontol Торговля и оборудования, учитывающие требования ЕГАИС
Обновление iiko под ФЗ-54 для ресторана
от 39 300 руб.
Комплект совместимого оборудования для обновления ПО iiko и оборудования, учитывающие требования ЕГАИС

ЕГАИС после подключения

Итак, вы сделали всё необходимое для подключения к ЕГАИС. Теперь, когда приготовления завершены, компьютеры настроены, а система работает, стоит разобраться, как ею пользоваться.

Приём товара от поставщиков

Прежде всего, ЕГАИС меняет процесс приемки товара от поставщика. Помимо стандартных документов - справок, сертификатов и бумажной накладной, при получении необходимо проверить товарно-транспортную накладную в электронном виде, то есть в ЕГАИС.

Если фактический приход сходится с бумажной накладной и её электронной версией, то накладную можно принять в ЕГАИС, а если есть расхождения — отклонить.

Принять накладную в ЕГАИС - означает отправить в систему согласие, которое получит поставщик. Подтверждать накладные следует только если они полностью соответствуют своим бумажным версиям.

При обнаружении расхождений ЕГАИС позволяет сформировать соответствующий акт, на основании которого можно исправить количество единиц товара или удалить лишние позиции.

Если от накладной необходимо отказаться (например в поставке обнаружен контрафакт), то в ЕГАИС создается акт отказа.

Стоит отметить, если вы оставляете в магазине излишки по накладной, поставщик обязан в этом случае выписать на этот товар новую бумажную накладную, а также передать её в ЕГАИС, создав таким образом новую поставку на оставленные излишки.

Поскольку в системе ЕГАИС задействованы все этапы, по которым движется алкоголь, система отправляет электронные уведомления об операциях в системе всем участникам сделки.

Постановка на баланс или ввод начальных остатков

Мы разобрались как принимать новую продукцию, но у многих магазинов есть товар, который был закуплен до подключения к системе. Как быть?

Специально для этого в ЕГАИС предусмотрен функционал постановки на баланс. Так, после оформления акта постановки на баланс, продукция у вас на остатках станет видна в ЕГАИС.

Для тех предприятий, которые продают алкгоголь оптом, занесение в систему данных об остатках является обязательным с 1 января 2016. Это означает также, что оптовым предприятиям запрещено отгружать продукцию, не поставленную на баланс.

Чтобы поставить на баланс в ЕГАИС единицу товара (бутылку) с федеральной или акцизной маркой, необходиомо считать код PDF-417 и занести номер товарно-транспортной накладной по которой она была принята от производителя.

Единицы товара, для которых специальные федеральные и акцизные марки не предусмотрены (пиво и слабоалкогольные напитки), заносится в ЕГАИС в количественных показателях тары, то есть поштучно.

Возврат продукции поставщику

С подключением к ЕГАИС возврат товара поставщику оформляется только с использованием соответствующего функционала системы.

Для этого необходимо знать закупочную цену и номер партии. Если таких данных нет, обязательно запросите их у поставщика.

Зная партию и её закупочную цену, вы можете сформировать возвратную накладную формы ТОРГ-12 и счёт фактуру к ней. После этого нужно создать возврат в ЕГАИС.

Как только поставщик получит возвращаемый товар и сверит его количество и качество с бумажными документами, он должен будет подтвердить получение в ЕГАИС. Товарная накладная может считаться принятой лишь после того, как поставщик провёдет акт в ЕГАИС.

Процедура списания товара

Деятельность любой торговой точки предполагает списание товара с остатков. Чтобы избежать расхождений и привести в соответствие остатки в вашей товароучётной системе и в ЕГАИС, предусмотрен функционал «акт списания товара».

Как и при оформлении возврата поставщику, первым делом необходимо подготовить бумажный документ. При списании используется форма ТОРГ-16, которую заверяют подписями участники комиссии материально ответственных сотрудников.

На основании бумажного акта подготавливается акт списания товара в ЕГАИС. Как только акт будет проведён, позиции спишутся с остатков торговой точки.

Оформляя акты списания необходимо убедиться, что в него внесены штрихкоды с акцизных и федеральных марок на единицах товара. Таким образом вы выведете единицу товара из оборота, а значит её кодом не смогут воспользоваться злоумышленники для нанесения на контрафактную продукцию.

Инвентаризация

Система ЕГАИС не предусматривает какого-либо отдельного средства для проведения инвентаризации.

Если вы, проводя инвентаризацию, обнаружили на остатках торговой точки излишки, поставьте их на баланс с помощью «Акта постановки».

Если же обнаружена недостача, спишите единицы товара с использованием функционала «Акт списания».

Часто задаваемые вопросы

Распространяется ли действие ЕГАИС на предприятия общепита — рестораны и кафе?

Да, такие предприятия как бары, рестораны или кафе обязаны отчитываться о закупках алкоголя в ЕГАИС.

Предприятие закупает алкоголь на центральном складе, но реализует на нескольких торговых точках, нужно ли каждую точку и склад подключать к ЕГАИС и оснащать их оборудованием?

Каждая торговая точка, реализующая алкоголь потребителю должна иметь собственную ЭЦП и подключена к ЕГАИС для подтверждения продажи. Для подтверждения закупки склад также должен быть подключен к ЕГАИС и иметь свою электронную подпись. Торговая точка также может подтвердить факт закупки, но только в случае, если поставщик отправил партию именно на неё.

Моё предприятие продает алкоголь в селе/посёлке/деревне N, нужно ли мне подключаться к ЕГАИС?

Требования федерального закона, регулирующего работу ЕГАИС не распространяются на населенные пункты, в которых отсутствует подключение к интернет, а численность населения составляет менее 3000 человек.

Нужно ли покупать двумерный сканер штрихкодов, если моё предприятие обязано фиксировать только факт закупки?

С точки зрения закона в этом случае иметь двумерный сканер не обязательно, однако он здорово пригодится для выборочных проверок принимаемых партий алкоголя. С помощью двумерного сканера вы можете просканировать любую бутылку и убедиться, что продукция соответствует данным в накладной.

Можно ли при подключении к ЕГАИС обойтись без отдельного УТМ, а установить необходимое ПО на кассовый или товароучетный компьютер вместе с кассовой (товароучетной) программой?
Это возможно, если мощность кассового или товароучетного компьютера позволяет работу сразу двух очень требовательных программ. Тем не менее, для стабильной работы без сбоев и задержек в работе стоит обзавестись УТМ или другим отдельным компьютером для функций УТМ.
У нашего предприятия два юридических лица. Одно из них, ООО, продает крепкий алкоголь. Пиво продается через ИП. Можно ли организовать два УТМ на одном компьютере?
Несколько УТМ на одной машине работать могут, но каждое из предприятий должно иметь свой ключ JaCarta, переключаться между ИП и ООО придётся вручную. Кроме того, для настройки понадобятся навыки продвинутого пользователя.
Если предприятие подключено к ЕГАИС, значит алкогольную декларацию больше подавать не нужно?
Введение ЕГАИС не отменяет обязанность предприятий подавать алкогольную декларацию. Пока алкогольную декларацию нужно подавать по той же схеме, что и раньше, но в будущем в ЕГАИС планируется ввести функционал, позволяющий выгружать электронную декларацию прямо в личном кабинете.
Что делать с остатками алкогольной продукции, которая была закуплена до подключения к ЕГАИС?
Предприятиям розничной торговли необходимо поставить все единицы товара на баланс в ЕГАИС. Для этого необходимо просканировать коды с федеральных/акцизных марок на всех единицах товара, который необходимо поставить на учёт. Кроме того, в ЕГАИС нужно также передать номер товарной накладной, по которой эта продукция была принята.
Если вся алкогольная продукция теперь числится в ЕГАИС, значит сертификаты на неё можно больше не хранить?
Введение ЕГАИС не отменяет сертификацию алкогольной продукции, а значит хранить сертификаты на продукцию по-прежнему необходимо хранить.
Что делать, если от поставщика поступила просроченная продукция?
В этом случае в приемке накладной с такой продукцией следует отказать. Прием накладных с заведомо истёкшим сроком годности считается ФСРАР правонарушением.

Со введением ЕГАИС розница и оптовые продавцы алкоголя начнут работать по новым правилам. Главная особенность работы в системе — это проверка всей продукции через интернет. Для этого на марках бутылок размещен специальный код, в котором зашифрованы такие данные, как наименование изготовителя, дата ввоза или розлива, содержание этилового спирта и объем тары. Кроме того, как требует ЕГАИС, алкоголь, поставляемый партиями, тоже регистрируется, чтобы у ФСРАР была возможность отследить его поставку, а у покупателя (розничного продавца) была возможность отказаться от этой партии, если она не «пробьётся» в системе.

История системы началась в 2006 году. Именно тогда ФСРАР озадачилась поиском эффективного средства для борьбы с алкогольными подделками. Этим инструментом стал ЕГАИС. Розничный сегмент было решено подключить лишь в этом году, но импортёры и производители работают в системе уже десять лет. Таким образом, код на этикетках печатается с 2006 года, с середины двухтысячных в системе работают крупные дистрибьюторы, и лишь в 2015 ЕГАИС в рознице вступает в силу.

Для оптовиков ЕГАИС вводит особые условия. Так, оптовые предприятия обязаны отчитываться перед государством как о закупках у производителей и импортёров, так и о факте реализации продукции розничным продавцам. Алгоритм подключения оптового предприятия к системе такой же, как и у розничного. Разница лишь в том, что оптовые предприятия передают в систему не коды с каждой бутылки, а номер всей партии.

Стоит отметить, что для оптовиков ЕГАИС всё же обязателен. Крайний срок подключения — первое января 2016 года.

Какие напитки всё-таки можно продавать, не подключаясь к системе? Федеральная служба регулирования алкогольного рынка дала четкое определение, кто должен отчитываться, а кто нет. Приводим список напитков, продажи которых не нужно передавать в ЕГАИС: пиво (розница), сидр (розница), пуаре (розница), медовуха (розница). Иначе говоря,

Следует помнить о крупных штрафах, которые грозят за продажу спиртных напитков в обход ЕГАИС. Алкоголь, в рознице появившийся нелегальным путём, у вас изымут, на частное лицо будет наложен штраф в размере 10 000 рублей. Штраф для юридического лица в 10 раз больше. Кроме того, у предприятия может быть изьята лицензия на продажу спиртного. Поэтому не стоит тянуть время, рисковать и нести убытки. Лучше подключиться к системе и продолжить продавать алкоголь. Программа ЕГАИС называется «Транспортный модуль». Она скачивается с сайта ФСРАР бесплатно после регистрации в личном кабинете.

Устройства, совместимые с единой государственной автоматизированной системой играют особую роль. Например, если вы не сможете считать двумерный код при продаже на кассе, чек невозможно будет пробить. Если фискальный регистратор на кассе не печатает QR-коды, вас также могут оштрафовать. Вот почему оборудование для ЕГАИС на нашем сайте мы пометили особым значком. Такие товары есть в разделах «Сканеры», «Фискальные регистраторы» и «Терминалы сбора данных».

Узнать подробности о том, как подключиться ЕГАИС, задать вопросы о совместимых устройствах и получить совет по их выбору, вы можете позвонив нашим менеджерам по телефону в Новосибирске 8 (383) 212-09-82, в Барнауле 8 (3852) 502-756 и Новокузнецке 8 (3843) 99-37-71.